Внедрение СЭД 1С:Документооборот в вопросах и ответах

В условиях жесточайшей конкуренции, автоматизация документооборота может быть инструментом для оптимизации внутренних процессов в организации. Новые возможности, такие как увеличение скорости и простой доступ к структурированной информации для принятия оперативных и стратегических управленческих решений, все это можно получить в результате внедрения системы электронного документооборота. В рамках данной статьи будут рассмотрены вопросы связанные с принятием решения о необходимости внедрения СЭД в вашей организации.

Вопрос №1. Почему нужно автоматизировать контроль исполнительской дисциплины, делопроизводство, архивное дело, документооборот?

Первый тезис, который предлагается пока принять за аксиому - автоматизация документооборота в современной организации также необходима как автоматизация ведения налогового и бухгалтерского учета.

Доказательств для выше сказанного более чем достаточно, и все они, выражаясь по простому, лежат перед глазами:

• Скорость обработки документов значительно выше (согласование, подготовка и т.д.);
• Низкая вероятность несанкционированного доступа к информации;
• Меньше риск безвозвратно "потерять" информацию;
• Есть ответы на вопросы: “Кто автор документа? Откуда данный документ взялся?”;
• Поиск необходимых документов выполняется очень быстро;
• Сбережение денег благодаря отмены ненужного копирования и тиражирования документов;
• Более слаженная работа всех подразделений и отделов за счет наличия регламентированных процедур обработки информации;
• Упрощение процедур работы с документами, как следствие более высокий результат;
• Экономия времени сотрудников, как следствие повышение производительности труда;
• Высокая скорость доступа к документам;
• Регламентированный доступ сотрудников к разным уровням документации;

Вопрос №2. Когда нужно автоматизировать документооборот?

Очевидно, что решение этого вопроса лежит в экономической плоскости. Как и любой проект, принятие решения о его значимости должно базироваться на экономических выкладках.

В каждом конкретном случае экономические расчеты выполняются индивидуально. В данной статье мы не будем рассматривать, алгоритмы расчета технико-экономического обоснования проекта по внедрению СЭД, т.к. этот вопрос очень ёмок и требует отдельной проработки.

Если попытаться обобщить, то решение поставленного вопроса, можно свести к тому, что приступать к внедрению СЭД необходимо либо если имеется ТЭО проекта или при наличии явной Проблемы, решить которую можно автоматизировав документооборот, делопроизводство, контроль исполнительской дисциплины, архивное дело.

Вопрос №3. По каким причинам нужно выбрать из доступных СЭД именно 1С:Документооборот?

Выбор СЭД это всегда большой вопрос, т.к. любой вэндер будет нахваливать именно свой программный продукт. В связи с этим, мы просто выделим основные критерии, которые необходимо учитывать при выборе системы электронного документооборота и касательно этих критериев рассмотрим возможности 1С:Документооборот.

Критерий 1. Классификация программных продуктов

Рассмотрим один из вариантов классификации СЭД:

• Программы управления цепочками процессов;
• Программы документооборота и делопроизводства ;
• Системы электронного управления документооборотом;
• Программы организации и управления архивами документов;
• ERP системы (производственный поток документов).

Все эти классы систем предназначены для решения определенной группы задач.

Касательно приведенной классификации, 1С:Документооборот содержит функционал покрывающий все эти задачи, кроме задач реализованных в ERP системах. Логично предположить, что, оптимальным вариантом может быть интеграция ERP системы и 1С:Документооборот.

К сведению, интеграция 1С:Документооборот с ERP системой "1С:Управление производственным предприятием" реализована на базе встроенной функциональности обоих программных продуктов.

Критерий 2. Массштабируемость системы

Массштабируемость системы электронного документооборота подразумевает под собой возможность в течении времени не меняя программный продукт добавлять возможности за счет "включения" дополнительных, готовых функциональных модулей.

1С:Документооборот также можно отнести к функционально масштабируемым системам. Существуют две версии 1С:Документооборот, это "КОРП" и "ПРОФ" . Отличие данных поставок заключается в разном наборе функциоанальностей, причем переход с версии "ПРОФ" на "КОРП" можно выполнить в рамках стандартной технической процедуры.

Критерий 3. Операционная система и СУБД

Суть данного критерия сводится к определению списка операционных систем и СУБД, на которых может эксплуатироваться программа.

1С:Документооборот реализован на базе платформы 1С:Предприятие 8.2.

Платформа "1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - Oracle Database, IBM DB2, PostgreSQL, MS SQL Server.

1С:Документооборот может функционировать и на ОС Linux, и на ОС MS Windows.

Критерий №4. Функционирование СЭД в распределенной информационной базе

Зачастую не все подразделения, отделы или филиалы предприятия находятся в одной локальной сети. И в этом случае нужно, чтобы СЭД поддерживала работу в территориально распределенной информационной базе.

В 1С:Документооборот реализована возможность работы в режиме распределенной базы.

Основные возможности функционирования в варианте распределенной базы:

• полная или частичная синхронизация данных;
• какое угодно количество автономно работающих информационных баз;
• какой угодно порядок и способ передачи изменений.

Дополнительно, в программе присутствуют широкие возможности обмена информацией с другими системами через текстовые файлы, DBF-файлы, XML-документы.

Критерий №5. Соответствие требованиям нормативной документации

Крайне желательно, чтобы СЭД соответствовала действующим нормативами стандартам в области документооборота Российской Федерации:

• ГОСТ 6.30-2003, Р 51141-98,
• ГСДОУ,
• ФЗ РФ №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и др.

Программный продукт 1С:Документооборот реализован с учетом требований из вышеперечисленных нормативных актов.

Вопрос №4. Какие сроки и стоимость реализации проекта?

Одним из основных вопросов при выборе СЭД несомненно будет стоимость и сроки реализации проекта.

Стоимость и сроки реализации проекта внедрения системы электронного документооборота зависят от множества факторов, к примеру:

• Класс внедряемой системы;
• Объем внедряемого функционала;
• Количество рабочих мест;
• Состояние нормативных документов в организации по вопросам регламентации делопроизводства и документооборота ;
• Возможность адаптации программы к функциональным задачам через настройки.
• И т.п.

Также важный критерий, влияющий на стоимость и сроки реализации проекта - это опыт специалистов, наличие методики и отлаженных процедур реализации проектов по внедрению СЭД.

Резюме

Кроме упомянутых преимущества от внедрения СЭД, есть также менее заметные, но очень позитивные результаты, к примеру:

• растет уровень профессионального статуса сотрудников;
• прививается культура использования самых передовых информационных технологий.

Результат правильно выбранной и внедренной СЭД - это значительный экономический эффект, однако далеко не всегда удается выполнить точный расчет, так как для этого требуется учитывать очень больше количество влияющих факторов.

Евгений Золотарёв
Руководитель отдела внедрения ИТ-Терминал