Внедрение СЭД 1С:Документооборот в вопросах и ответах
В условиях жесточайшей конкуренции, автоматизация документооборота может быть инструментом для оптимизации внутренних процессов в организации. Новые возможности, такие как увеличение скорости и простой доступ к структурированной информации для принятия оперативных и стратегических управленческих решений, все это можно получить в результате внедрения системы электронного документооборота. В рамках данной статьи будут рассмотрены вопросы связанные с принятием решения о необходимости внедрения СЭД в вашей организации.
Вопрос №1. Почему нужно автоматизировать контроль исполнительской дисциплины, делопроизводство, архивное дело, документооборот?
Первый тезис, который предлагается пока принять за аксиому - автоматизация документооборота в современной организации также необходима как автоматизация ведения налогового и бухгалтерского учета.
Доказательств для выше сказанного более чем достаточно, и все они, выражаясь по простому, лежат перед глазами:
- Скорость обработки документов значительно выше (согласование, подготовка и т.д.);
- Низкая вероятность несанкционированного доступа к информации;
- Меньше риск безвозвратно "потерять" информацию;
- Есть ответы на вопросы: “Кто автор документа? Откуда данный документ взялся?”;
- Поиск необходимых документов выполняется очень быстро;
- Сбережение денег благодаря отмены ненужного копирования и тиражирования документов;
- Более слаженная работа всех подразделений и отделов за счет наличия регламентированных процедур обработки информации;
- Упрощение процедур работы с документами, как следствие более высокий результат;
- Экономия времени сотрудников, как следствие повышение производительности труда;
- Высокая скорость доступа к документам;
- Регламентированный доступ сотрудников к разным уровням документации;
Вопрос №2. Когда нужно автоматизировать документооборот?
Очевидно, что решение этого вопроса лежит в экономической плоскости. Как и любой проект, принятие решения о его значимости должно базироваться на экономических выкладках.
В каждом конкретном случае экономические расчеты выполняются индивидуально. В данной статье мы не будем рассматривать, алгоритмы расчета технико-экономического обоснования проекта по внедрению СЭД, т.к. этот вопрос очень ёмок и требует отдельной проработки.
Если попытаться обобщить, то решение поставленного вопроса, можно свести к тому, что приступать к внедрению СЭД необходимо либо если имеется ТЭО проекта или при наличии явной Проблемы, решить которую можно автоматизировав документооборот, делопроизводство, контроль исполнительской дисциплины, архивное дело.
Вопрос №3. По каким причинам нужно выбрать из доступных СЭД именно 1С:Документооборот?
Выбор СЭД это всегда большой вопрос, т.к. любой вэндер будет нахваливать именно свой программный продукт. В связи с этим, мы просто выделим основные критерии, которые необходимо учитывать при выборе системы электронного документооборота и касательно этих критериев рассмотрим возможности 1С:Документооборот.
Критерий 1. Классификация программных продуктов
Рассмотрим один из вариантов классификации СЭД:
- Программы управления цепочками процессов;
- Программы документооборота и делопроизводства ;
- Системы электронного управления документооборотом;
- Программы организации и управления архивами документов;
- ERP системы (производственный поток документов).
Все эти классы систем предназначены для решения определенной группы задач.
Касательно приведенной классификации, 1С:Документооборот содержит функционал покрывающий все эти задачи, кроме задач реализованных в ERP системах. Логично предположить, что, оптимальным вариантом может быть интеграция ERP системы и 1С:Документооборот.
К сведению, интеграция 1С:Документооборот с ERP системой "1С:Управление производственным предприятием" реализована на базе встроенной функциональности обоих программных продуктов.
Критерий 2. Массштабируемость системы
Массштабируемость системы электронного документооборота подразумевает под собой возможность в течении времени не меняя программный продукт добавлять возможности за счет "включения" дополнительных, готовых функциональных модулей.
1С:Документооборот также можно отнести к функционально масштабируемым системам. Существуют две версии 1С:Документооборот, это "КОРП" и "ПРОФ" . Отличие данных поставок заключается в разном наборе функциоанальностей, причем переход с версии "ПРОФ" на "КОРП" можно выполнить в рамках стандартной технической процедуры.
Критерий 3. Операционная система и СУБД
Суть данного критерия сводится к определению списка операционных систем и СУБД, на которых может эксплуатироваться программа.
1С:Документооборот реализован на базе платформы 1С:Предприятие 8.2.
Платформа "1С:Предприятие 8" поддерживает работу с различными СУБД - Oracle Database, IBM DB2, PostgreSQL, MS SQL Server.
1С:Документооборот может функционировать и на ОС Linux, и на ОС MS Windows.
Критерий №4. Функционирование СЭД в распределенной информационной базе
Зачастую не все подразделения, отделы или филиалы предприятия находятся в одной локальной сети. И в этом случае нужно, чтобы СЭД поддерживала работу в территориально распределенной информационной базе.
В 1С:Документооборот реализована возможность работы в режиме распределенной базы.
Основные возможности функционирования в варианте распределенной базы:
- полная или частичная синхронизация данных;
- какое угодно количество автономно работающих информационных баз;
- какой угодно порядок и способ передачи изменений.
Дополнительно, в программе присутствуют широкие возможности обмена информацией с другими системами через текстовые файлы, DBF-файлы, XML-документы.
Критерий №5. Соответствие требованиям нормативной документации
Крайне желательно, чтобы СЭД соответствовала действующим нормативами стандартам в области документооборота Российской Федерации:
- ГОСТ 6.30-2003, Р 51141-98,
- ГСДОУ,
- ФЗ РФ №149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и др.
Программный продукт 1С:Документооборот реализован с учетом требований из вышеперечисленных нормативных актов.
Вопрос №4. Какие сроки и стоимость реализации проекта?
Одним из основных вопросов при выборе СЭД несомненно будет стоимость и сроки реализации проекта.
Стоимость и сроки реализации проекта внедрения системы электронного документооборота зависят от множества факторов, к примеру:
- Класс внедряемой системы;
- Объем внедряемого функционала;
- Количество рабочих мест;
- Состояние нормативных документов в организации по вопросам регламентации делопроизводства и документооборота ;
- Возможность адаптации программы к функциональным задачам через настройки.
- И т.п.
Также важный критерий, влияющий на стоимость и сроки реализации проекта - это опыт специалистов, наличие методики и отлаженных процедур реализации проектов по внедрению СЭД.
Резюме
Кроме упомянутых преимущества от внедрения СЭД, есть также менее заметные, но очень позитивные результаты, к примеру:
- растет уровень профессионального статуса сотрудников;
- прививается культура использования самых передовых информационных технологий.
Результат правильно выбранной и внедренной СЭД - это значительный экономический эффект, однако далеко не всегда удается выполнить точный расчет, так как для этого требуется учитывать очень больше количество влияющих факторов.
Евгений Золотарёв
Руководитель отдела внедрения ИТ-Терминал

-
Внедрение СЭД 1С:Документооборот в вопросах и ответах (61846)
-
Что такое РАУЗ? (54478)
-
Методика и процедура перехода ведения учета в режим РАУЗ (52091)
-
Как оптимизировать затраты при внедрении и эксплуатации 1С:УПП (41979)
-
Особенности учета возврата материалов из эксплуатации в режиме РАУЗ (39847)
-
Электронный документооборот – быстро и очень выгодно! (39716)
-
Анализ просроченной дебиторской задолженности в 1С в разрезе документов (38826)
-
Как обновить распределенную информационную базу (РИБ)? (37155)
-
Описание отличий версий ПРОФ и КОРП «1С:Документооборот 8» (34363)
-
Как развернуть новую базу 1С? (34036)
-
Автонумерация документов (27162)
-
Установка Моби-С (26958)
-
Предпроектное экспресс-обследование 1С — что это такое? (26692)
|
|