Автонумерация документов

В рамках ведения документооборота на предприятии, зачастую для нумерации входящих, исходящих и внутренних документов придуманы свои способы нумерации, которые позволяют без труда получить первое представление о документе глядя на его регистрационный номер. В этой статье мы расскажем о типовых возможностях программы «1С:Документооборот» с помощью которых, можно автоматизировать процедуру генерации и присвоения номеров документам.

Если кратко и обобщенно, то автонумерация в «1С:Документооборот» реализована следующим образом:

• существуют «Нумераторы» (формализованные правила генерации номера документа);
• существует классификация документов, которая представлена списками «Видов документов», отдельно для Входящих, Исходящих и Внутренних документов;
• и каждому «Виду документа» сопоставлен «Нумератор», по правилам которого автоматически генерируется номера документов при их регистрации, при этом контроль присвоения регистрационного номера выполняется с учетом всех документов, для которых назначен этот «Нумератор».

Ниже на фотографии экрана представлен элемент справочника «Нумераторы» (раздел «Нормативно-справочная информация»), назначение полей которого мы рассмотрим более детально.

• Наименование: название «Нумератора» (как правило, совпадает с названиями документов, для которых будет применяться);
• Периодичность: указывается с какой периодичностью служебное поле «Номер» будет начинаться заново с «1», если выбран вариант «Год» - 1 раз в год с 01 января, если выбран вариант «Квартал», то 4-е раза в год с первого числа каждого квартала, если же выбран вариант «Непериодический», то служебное поле «Номер» никогда для данного нумератора «сбрасываться» не будет;
• Независимая нумерация по организациям: если данный критерий «активирован», то служебное поле «Номер» будет генерироваться независимо для каждой организации, по которой регистрируется документ;
• Группа полей «Нумерация по связанному документу»: в случае если «активировать» поле «Независимая нумерация» и выбрать значение в поле «Тип связи» (более подробно, о том что такое «Тип связи» можно узнать из статьи «Структура связей документов в «1С:Документооборот 8»), в формате номера можно будет задействовать служебное поле «Номер связанного документа»;
• Служебные поля: перечень автоматически генерируемых полей из которых может состоять номер документа, например: день месяца, год и т.п.;
• Формат номера: текстовая строка, в которой описывается шаблон по которому будет генерироваться номер документа (все, что указано в квадратных скобках – это служебные поля);
• Пример: в этом поле генерируется пример номера документа в соответствии с заданными значениями в поле «Формат номера».

Далее нужный «Нумератор» указывается в соответствующем «Виде документа», пример приведен на фотографии экрана ниже.

После чего, при регистрации документа данного вида в соответствии с правилами нумерации генерируется номер документа. Пример сгенерированного номера документа представлен на фотографии экрана ниже.